Projeto Integrado Secretariado – Plano de Ação - A importância da comunicação no contexto empresarial

Projeto Integrado – Secretariado – Plano de Ação

Situação Geradora de Aprendizagem (SGA)

Para refletir sobre a atuação de um profissional de secretariado, tome como exemplo o contexto a seguir:
Você, como secretário(a) executivo(a), ocupa uma posição estratégica em uma empresa de pequeno porte que recentemente passou por uma fusão e agora é classificada como empresa de médio porte.

Durante esse processo de fusão, identificou-se problemas de comunicação decorrentes da implementação de um novo sistema de gestão, tanto devido à fusão da empresa com outra quanto ao estabelecimento de uma holding.
Diante desse cenário, uma equipe se reuniu para abordar os desafios de comunicação enfrentados pela empresa. Após uma análise detalhada, fica claro que existem ruídos de comunicação que estão impactando negativamente o desempenho e a eficiência operacional da organização. Para superar esses obstáculos, a equipe identifica a necessidade urgente de elaborar um projeto abrangente de coaching e mentoring.

Esse projeto deve contemplar aspectos como a definição de contratos, orçamentos e recursos financeiros necessários, além de envolver o uso de ferramentas de informática para suportar as atividades de coaching e mentoring. O objetivo é não apenas melhorar a comunicação dentro da empresa, mas também promover o desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores, alinhando-os com os novos objetivos e estratégias da organização pós-fusão.

Agora, considerando esse contexto, como você e sua equipe planejam elaborar um plano de ação abrangente para implementar com sucesso o projeto de coaching e mentoring na empresa?

Como vocês pretendem superar os desafios identificados e garantir que o projeto contribua efetivamente para a melhoria da comunicação e o sucesso da organização nesse novo cenário?

Situação-problema:

Para realizar essa produção, elabore um Plano de Ação que demonstre como sua abordagem pode contribuir com o projeto de coaching e entoring e melhorar a comunicação no ambiente de trabalho.

ORIENTAÇÕES PARA A EXECUÇÃO DO TRABALHO

Para desenvolver seu trabalho, é essencial que você se coloque no contexto apresentado e entenda o desafio que tem pela frente: elaborar um Plano de Ação adequado que poderá ser adotado e colocado em prática com o objetivo de melhorar a comunicação na empresa. Para isso, é essencial que você leia os textos aqui indicados e reflita sobre algumas perguntas que podem nortear o seu trabalho, são elas:

• Qual é o objetivo principal do projeto?
• Quais recursos humanos e materiais (equipamentos e ferramentas) são necessários para o projeto?
• Qual é o cronograma detalhado do projeto?
• Qual é o orçamento estimado para o projeto? Como serão feitos os cálculos financeiros?
• Quais são os contratos necessários e quais são seus termos? Como serão selecionados os fornecedores e questões de serviço?
• Quais são os principais públicos do projeto e quais informações eles precisam receber? Como será feita a comunicação interna ao longo do projeto?
• Quais canais de comunicação serão usados?

As questões apresentadas são um guia para que você possa elaborar a fundamentação teórica do seu trabalho. Não há impedimento para discorrer a respeito de informações extras. Todas as informações questionadas devem estar presentes ao longo da fundamentação teórica.

Para a elaboração de seu trabalho como um todo, é essencial que você realize a leitura dos textos indicados:

• BAPTISTA, Renato Dias. A comunicação empresarial e a gestão da mudança. In. Comnexos: ideias e soluções em comunicação. Disponível em: http://comnexos.com.br/artigos/baptista-renato-comunicacao-gestao.pdf Acesso em: 04 jul 2024. (Anexo 1)
• SEBRAE. Como criar um plano de ação. Disponível em: https://sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/UFs/PE/Anexos/Como-criar-umplano-de-acao.pdf Acesso em: 04 jul 2024. (Anexo 2)
• SOUZA, Daniela Borges Lima de. Coaching e mentoring como facilitadores da gestão com pessoas nas organizações que aprendem. Estação Científica Online. Juiz de Fora, n. 05, Jan 2008. Disponível em: https://estacio.periodicoscientificos.com.br/index.php/estacaocientifica/article/view /2180/1785 Acesso em: 04 jul 2024. (Anexo 3) Leituras complementares:
• SOUZA, Carla Neres de. A importância da ética empresarial para o profissional de secretariado. Disponível em: https://bit.ly/34eqKYe. Acesso em: 04 jul 2024. (Anexo 4)
• LUCIANI, Luciana Paula Bento; SANTOS, Beatriz Naves da Silva. O profissional de secretariado executivo como protagonista na proposição e gestão de projetos. Disponível em: https://erevista.unioeste.br/index.php/expectativa/article/view/27682. Acesso em: 04 jul 2024. (Anexo 5)
• Sebrae Talks. Como elaborar um plano de ação para minha empresa? – Sebrae. Disponível em: https://youtu.be/rEgdiduQ3t0 . Acesso em 04 jul 2024.
• Sebrae Talks. Como melhorar a comunicação da sua empresa! – Aprenda com o Sebrae. Disponível em: https://youtu.be/QkwIF8GW3RI Acesso em 04 jul 2024, Após finalizar suas leituras e seu percurso reflexivo, proceda à elaboração do

Plano de Ação, tendo em vista as indicações:

● Introdução: descreva o projeto que a empresa irá desenvolver. Faça uso dos conhecimentos presentes nas disciplinas estudadas, para que você possa apresentar uma proposta mais elaborada e convincente. (1 lauda)
● Desenvolvimento: para o desenvolvimento de seu trabalho, você deve realizar (2 a 3 laudas):

a) Fundamentação teórica: apresente a temática e responda aqui as questões norteadoras. Traga também as referências dos textos lidos.
b) Plano de ação: seguindo as características desse gênero textual (modelo disponibilizado abaixo), elabore a proposta do projeto de coaching e mentoring que tem por intuito melhorar a comunicação no ambiente de trabalho:

Etapa Descrição

Introdução – Descrição do problema
– Contextualização da importância do problema. Objetivos – Enumeração clara e específica dos objetivos que o plano pretende alcançar.
Análise da situação atual – Avaliação detalhada da situação atual relacionada ao problema.
– Identificação de pontos fortes e fracos. Definição das ações – Descrição detalhada das ações específicas que serão realizadas para atingir os objetivos.
– Designação de responsabilidades para cada ação. Recursos – Listagem dos recursos (financeiros, humanos, materiais) necessários para implementar as ações.
Cronograma – Estabelecimento de um cronograma claro, com prazos para cada etapa das ações.
Orçamento – Estimativa dos custos associados à implementação do plano de ação. Acompanhamento e avaliação
– Descrição dos mecanismos que serão utilizados para acompanhar e avaliar o progresso das ações.
– Estabelecimento de pontos de verificação regulares. Conclusão – Recapitular os principais pontos do plano.
– Enfatizar a importância da implementação do plano.
• Considerações finais: para a finalização do texto, deve ser feita uma retomada da situaçãoproblema, com a síntese do seu posicionamento em relação ao caso discutido e à proposta elaborada. Faça uso de citações de autores que discutem os temas apresentados em sua atividade, seguindo as normas da ABNT. (Ao menos 1 lauda)
• Referências: faça a lista de referências, conforme as normas da ABNT, citando todos os autores utilizados para a realização da sua atividade.